PROSES PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

Pengertian Perencanaan Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan yang baik mempertimbangkan : Kondisi mendatang Kegiatan yang akan dilaksanakan Periode sekarang rencana dibuat Kebutuhan perencanaan berada pada semua tingkatan organisasi. • Manajemen puncak Perncanaan jangka panjang dan strategi-strategi organisasi • Manajemen bawah Perencanaan jangka pendek dan pada kelompok kerja/unit Perencanaan : Suatu proses yang tidak berakhir Perencanaan kembali Perencanaan bersifat “ fleksibilitas, aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif “ Aspek penting dalam perencanaan : Pembuatan keputusan Proses pengembangan dan Penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan masalah Jenis Rencana Organisasi menggunakan dua rencana utama : Rencana strategic Rencana operasional Sumber : jnursyamsi.staff.gunadarma.ac.id/…/CAT+PROSES+PERENCANAAn 4 Tahap Dasar Perencanaan Tahap Dasar Perencanaan Menjelang akhir tahun, adalah saat yang tepat untuk merumuskan perencanaan usaha tahun mendatang. Berikut ini empat tahap dasar pembuatan perencanaan yang baik : • Tahap 1 : Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan.Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif. • Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini.Pemahaman akan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik. • Tahap 3 : Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan dalam dan luar yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang, adalah bagian penting dari proses perencanaan. • Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihan kegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihan yang ada. Sumber : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/ Rencana Operasional Rencana Operasional Perencanaan Operasional ( Operational Planning) Adalah perencanaan jangka pendek yang dirancang untuk menerjemahkan rencana jangka panjang ke dalam serangkaian kegiatan yang lebih rinci. Ia merupakan terjemahan sekaligus penunjang rencana jangka panjang. Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu). Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah. Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan. Langkah-Langkah Membuat Rencana Operasional Perencanaan operasional umumnya merupakan turunan, terjemahan atau ejawantah dari tujuan umum perusahaan dalam rentang waktu tertentu (selama satu tahun umpamanya) berikut rencana stragtegis yang sudah ditetapkan oleh manajemen. Walau demikian perencanaan operasional dapat juga digunakan oleh individu untuk keperluan pribadinya, bahkan dianjurkan agar pekerjaannya terarah dan terorganisir dengan baik. Bentuk perencanaan operasional cukup sederhana, tetapi penulisannya membutuhkan ketelitian yang cukup tinggi. Berikut langkah-langkah yang biasa diambil untuk membuat perencaan aksi : 1. Tentukan hal-hal, pekerjaan atau tugas-tugas apa saja yang akan dikerjakan. Upayakan selalu menggunakan ungkapan yang spesifik. Tidak cukup hanya mencantumkan ’menulis surat’, tetapi lebih baik ’menulis surat perkenalan untuk dikirimkan ke 100 perusahaan melalui pos’. 2. Tunjuk siapa yang akan mengerjakan penulisan surat itu dan cantumkan namanya. Pilih orang yang tepat dan kompeten. 3. Tetapkan waktunya. Kapan mulai dan kapan harus tuntas. Perkirakan dengan teliti waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Tambahkan satu dua hari untuk berjaga-jaga kalau-kalau muncul halangan di tengah jalan. 4. Hitung biaya yang dibutuhkan dengan cermat. Ada baiknya dinaikkan sedikit, 10% umpamanya untuk mengantisipasi kenaikan harga atau hal-hal lain yang tak terduga. 5. Tetapkan poin-poin yang akan dikontrol. Dalam hal surat tadi umpamanya ejaan yang tepat, kalimat yang efektif, lay-out yang menarik, bahasa yang santun, isi pesan yang mengena, penanggalan yang benar, bentuk lipatan dan lain-lain yang dianggap perlu. 6. Terakhir pikirkan cara memonitor atau mengawasi pekerjaan itu. Dengan melihat langsung, memeriksa secara rinci, hanya cukup dengan laporan lisan dari petugas atau bagaimana. Seperti dalam tugas penulisan surat tadi, kita menetapkan proofreading dan editing sebelum diprint atau diprint dulu samplenya baru dicheck, umpamanya. Terserah cara yang mana saja bisa dipakai. Ada baiknya menuliskan dan menyajikan perencanaan operational dalam bentuk tabel agar lebih mudah membacanya dan menarik kelihatannya. Sumber : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/ Rencana Strategik Rencana Strategik Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, program-program strategi, dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Perencanaan strategi juga merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi. Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategis : 1. Perencanaan strategis memberikan kerangka dasar bagi perencanaan-perencanaan lainnya. 2. Pemahaman terhadap perencanaan strategis akan mempermudah pemahaman bentuk perencanaan lainnya. Perencanaan strategis merupakan titik permulaan bagi penilaian kegiatan manajer dan organisasi. 3. Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Berbagai teknik analisis bisnis dapat digunakan dalam proses ini, termasuk analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), PEST (Political, Economic, Social, Technological), atau STEER (Socio-cultural, Technological, Economic, Ecological, Regulatory). Perencanaan Strategis ( Strategic Planning ) adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi di masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan ( Kerzner , 2001 ) Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis / strategic planning ( Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ). Perencanaan strategis secara eksplisit berhubungan dengan manajemen perubahan, hal ini telah menjadi hasil penelitian beberapa ahli (e.g., Ansoff, 1965; Anthony,1965; Lorange, 1980; Steiner, 1979). Lorange (1980), menuliskan, bahwa strategic planning adalah kegiatan yang mencakup serangkaian proses dari inovasi dan merubah perusahaan, sehingga apabila strategic planning tidak mendukung inovasi dan perubahan, maka itu adalah kegagalan. Faktor Waktu dan Perencanaan Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu: 1. waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif 2. waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan. 3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan. Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan manajemen. Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil. Sumber : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/ Faktor Waktu Dan Perencanaan Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan, yaitu : Sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif. Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif Jumlah (rentangan) waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan. Perencanaan Strategik Perencanaan stategik (George A.Steiner an John B. Miner) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi;penentuan strategi,kebijaksanaan dan program-program strategic yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut;dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Perencanaan Operasional , memusatkan perhatiannya pada operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas. Sumber :http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/ PENETAPAN TUJUAN Misi dan Tujuan Organisasi Misi adalah suatu pernyataan umum dan arti tentang maksud organisasi. Tujuan organisasi (Etzioni) merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi. Fungsi Tujuan • Pedoman sebagai kegiatan Memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang ‘harus’ dan ‘harus tidak’ dilakukan • Sumber legitimasi Untuk meningkatkan kemampuan mendapatkan sumberdaya dan dukungan dari lingkungan • Standar pelaksanaan Derajat kesuksesan yang dapat dicapai dapat mudah diukur • Sumber motivasi Berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting Dasar rasional pengorganisasian. Tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi Tipe-tipe Tujuan Kelima tipe tujuan tersebut dapat diperinci sebagai berikut : Tujuan kemasyarakatan(social goals) Tujuan keluaran (output goals) Tujuan system (system goals) Tujuan produk (product goals) atau tujuan karakteristik produk Tujuan turunan (derived goals) Proses Penetapan Tujuan Bidang-bidang yang membutuhkan tujuan (Peter Drucker) : Posisi pasar Produktifitas Sumber daya fisik dan keuangan Profitabilitas Inovasi Prestasi dan pengembangan manajer Prestasi dan sikap karyawan Tanggung jawab social dan publik Proses perumusan tujuan Koalisasi ekternal : Pemegang saham / pemilik modal Penyedia / supplier Langganan Masyarakat, dll Koalisasi internal : Manajemen Manajer Karyawan dll Tujuan individu versus organisasi Manajer pelaksanaan (eksekutif) Sistem nilai Management By Objective (MBO) MBO (Peter Drucker), berkenaan dengan penetapan prosedur- prosedur formal, atau semi formal, dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Sukses penerapan MBO berdasarkan dua hipotesa : Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu tujuan, ia akan bersedia mengeluarkan usaha lebih untuk meraihnya dibanding bila tidak merasa terikat. Kapan saja seseorang memperkirakan sesuatu akan terjadi, dia akan melakukan apa saja untuk membuatnya terjadi. Sistem MBO formal Unsur-unsur umum dalam MBO yang efektif : Komitmen pada program Penetapan tujuan manajemen puncak Tujuan-tujuan perseorangan Partisipasi Otonomi dalam implementasi rencana Peninjauan kembali prestasi Kekuatan dan kelemahan MBO Kebaikan-kebaikan MBO (Tosi dan Carroll) Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melaui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu. Kelemahan-kelemahan MBO Mengkonsumsi waktu dan usaha Meningkatkan banyaknya kertas kerja Masalah pokok yang harus dikendalikan untuk kesuksesan MBO Gaya dan dukungan manajemen Penyesuaian dan perubahan Ketrampilan-ketrampilan antar pribadi Deskripsi jabatan Penetapan dan pengkoordinasian tujuan Pengawasan metoda pencapaian tujuan Konflik antara kreatifitas dan MBO Membuat MBO efektif Unsur-unsur untuk efektifitas MBO Mendidik dan melatih manajer Merumuskan tujuan secara jelas Menunjukkan komitmen manajemen puncak secara kontinyu Membuat umpan balik efektif Mendorong partisipasi sumber : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/ PEMBUATAN KEPUTUSAN Tipe-tipe Keputusan Keputusan yang diprogramkan (programmed dececion) adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur. Keputusan-keputusan yang tidak diprogramkan (non programmed dececion) adalah keputusan yang terkait dengan masalah-masalah khusus, khas atau tidak biasa. Proses Pembuatan Keputusan • Identifikasi dan diagnosa masalah Menemukan masalah yang sebenarnya dan menentukan bagian masalah yang ‘harus ‘ dan ‘seharusnya’ dipecahkan. • Pengumpulan dan analisa data Menentukan data yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat dan menemukannya. • Pengembangan alternatif-alternatif Memungkinkan untuk menolak kecenderungan keputusan yang terlalu cepat, untuk pencapaian keputusan efektif. • Evaluasi alternatif-alternatif Evaluasi digunakan untuk menilai efektivitas setiap alternatif. • Pemilihan alternatif terbaik Alternatif terpilih didasarkan pada jumlah informasi dari manajer dan ketidak sempurnaan kebijakan manajer. • Implementasi keputusan Membuat rencana-rencana untuk mengatasi berbagai persyaratan dan masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan • Evaluasi hasil-hasil Mengevaluasi kelancaran implementasi yang dilakukan dan kesesuaian hasilnya. KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN KEPUTUSAN. Keterlibatan ini dapat formal seperti penggunaan kelompok dalam pembuatan keputusan atau informal seperti permintaan akan gagasan-gagasan. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan Metode-metode Kuantitatif dalam Pengambilan Keputusan Ciri-ciri Operasi Riset Ada tujuh operasi riset : Terpusatnya pada pembuatan keputusan Penggunaan metoda ilmiah Penggunaan model matematik Efektifitas ekonomi Bergantung pada komputer Pendekatan tim Orientasi system Tahap-tahap Pendekatan Riset Operasional Diagnosa masalah Perumusan masalah Pembuatan model Analisa model Implementasi penemuan Berbagai Model dan Tehnik Riset Operasi • Programasi Linier • Analisa Network • Teori Permainan • Model Rantai Makov • Simulasi Sumber : http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2011/11/proses-perencanaan-3/